Một trong nhiều đặc điểm nổi bật của tổng đài ảo so với những tổng đài vật lý thông thường đó là bạn không cần phải thuê nhân viên trực tổng đài làm việc tại văn phòng, thứ này tiết kiệm được chi phí văn phòng, tiền đi lại… Lý do là mọi người có thể tại nhà hoặc là bất cứ đâu và làm việc bằng một kết nối ảo. Bạn có thể tưởng tượng “ảo” tức là không nên văn phòng tổng đài cũng không cần đến những thiết bị phần cứng phức tạp nữa.

tong dai dien thoai noi bo

“Sức mạnh” của tổng đài là như thế nào?

Như đã trình bày tại trên, với tổng đài ảo thì nhân viên của bạn sẽ không nên thiết phải tới văn phòng để làm việc, bạn cũng không nên phải trang bị cho nhân viên của mình những chiếc điện thoại bàn để làm việc. Họ chỉ nên sử dụng phần mềm trên máy tính, điện thoại để nghe và gọi cho khách hàng. Không chỉ dừng lại ở đó, một thứ rất thuận tiện cho đơn vị đó là tất cả nhiều nhân viên của công ty bạn sẽ gọi và nhận những cuộc điện thoại với khách hàng bằng đa số điện thoại duy nhất. Thật tuyệt vời đúng không ạ? Chỉ với một đầu số nhưng bạn có thể nghe, gọi với rất nhiều cuộc gọi khác nhau cùng một lúc.

tại sao tổng đài điện thoại ảo có thể thực hiện được điều đó?

Về nguyên tắc, bằng việc sử dụng internet, có nghĩa là truyền nhiều dữ liệu qua mạng chứ không phải bằng dây điện thoại như cách thức truyền thống, tổng đài ảo sẽ thực nhiều cuộc gọi, giúp chúng ta trao đổi thông tin với nhau. Do đó, nếu muốn dùng tổng đài này thì tổ chức cần phần khám phá một nhà cung cấp thêm (hiện nay trên thị trường có CMC, FPT…) để đăng ký đầu số SIP. Việc này là để bạn có thể gọi hay là nhận một số cuộc gọi với số lượng cực kỳ các trên những thiết bị đa dạng như điện thoại, di động, lap top…

dien thoai ip grandstream

Và cước phí cũng hoàn toàn hơi giống cước phí cuộc gọi thông thường. đơn vị không cần đi dây điện thoại. Thay vào đó, tổ chức chỉ cần dùng ứng dụng tổng đài ảo trên máy tính, di động để chăm sóc khách hàng hoặc là sử dụng điện thoại IP với dây mạng lan. Như vậy, nhân viên không nên đến văn phòng vẫn có thể sử dụng số điện thoại doanh nghiệp để chăm sóc khách hàng.

một vài điểm mạnh nổi bật của tổng đài ảo mang lại cho công ty

Không cần đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, không nên đi dây điện thoại. Thậm chí nếu tổ chức chỉ sử dụng phần mềm thì không nên đầu tư thiết bị.

Không bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng. Với tổng đài truyền thống, lượng cuộc gọi nhận được cùng lúc luôn bị giới hạn (vào khoảng 20 – 30 cuộc) bởi vậy sẽ có tình trạng khách hàng gọi và máy bận. Nhưng với tổng đài ảo, số lượng cuộc gọi vào cùng lúc không bị giới hạn, tổ chức sẽ không bỏ lỡ cuộc gọi nào từ khách hàng.